Як підготуватися до впровадження Е-ТТН: відповіді на питання, які турбують бізнес

Що таке е-ТТН

ТТН – єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їхнього переміщення. Процес цифровізації вже запущено на державному рівні: наступні два роки Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури реалізовуватиме експериментальний проєкт із впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) у сфері внутрішніх вантажних перевезень.

Як бізнесу підготуватися до впровадження е-ТТН, зручно та ефективно працювати з електронними накладними, та які цифрові рішення вже зараз допоможуть здолати нові виклики – розповіли на конференції Форсайт 2.4 від українського ІТ-холдингу Linkos Group. Спікерами із заданої теми стали Product Owner СОТА Анатолій Мартинюк, комерційний директор Linkos Grouр Дмитро Борисов, менеджер цифрових проєктів ГО “Інститут аналітики та адвокації” Олена Савічева та СЕО компанії “Портфель” Степан Дайка.

“Давним-давно у світі відбулася революція: електронний документообіг знищив паперового монстра, який генерував купу паперу. Його потрібно було передавати між контрагентами, висиджувати у чергах і віддавати у податкову.  Компанія Linkos Group доклала максимум зусиль, щоб здолати цього монстра. Залишився лише невеликий шматочок, саме у логістиці. Тому що є такий документ, як товарно-транспортна накладна, обов’язкова у паперовому вигляді. Адже вона має бути у відправника вантажу, водія та отримувача.

Люди витрачають купу часу, щоб заповнити, погодити, відправити, зберігати накладну. У Європі вирубують 166 тисяч дерев, щоб виготовити товарно-транспортні накладні, а в Україні витрачають на них понад 750 млн гривень. Також при відсутності даного документу можна отримати штраф від 17 до 51 тис. гривень. Однак із 2019 року ситуація почала змінюватися, і Україна стала на шлях проєкту з впровадження е-ТТН”, – розповів Дмитро Борисов.

“Linkos Group з його платформою ПТАХ є акредитованим провайдером у проєкті е-ТТН. За останні роки це один із найсильніших проєктів по диджиталізації, який стосується всього бізнесу. Е-ТТН – це створення національної системи по обміну документами в електронному форматі, які потрібні для перевезень. У найближчому майбутньому всі мають використовувати цю систему незалежно від розміру бізнесу, виду діяльності і т.д.”,  – зауважив Анатолій Мартинюк.

Як працює проєкт е-ТТН і які є готові рішення для роботи з електронними ТТН

Архітектура цього проєкту полягає в тому, що весь бізнес взаємодіє з провайдерськими рішеннями, які беруть участь у реалізації проєкту. А провайдерські рішення, безпосередньо, працюють із системою, розробником і власником якої є держава.

Беручи до уваги контекст цього проєкту, не можна було розробити лише один продукт, який би задовольняв потреби учасників перевезень, тому рішення від Linkos Group є комплексним і складається із трьох окремих, але пов’язаних, програмних продуктів: вебсервіс СОТА е-ТТН, рішення для водіїв СОТА DRIVER та інтеграційне рішення СОТА АРІ Е-ТТН. Ці три рішення об’єднує платформа ПТАХ – один із перших акредитованих провайдерів е-ТТН, що бере участь у процесі її розробки та впровадження. Розглянемо детальніше кожен із продуктів.

• СОТА АРІ Е-ТТН – відкритий REST API для інтеграції всіх можливостей та функціоналу для роботи з е-ТТН до вашої облікової системи.
• Вебсервіс СОТА Е-ТТН має функціонал для вантажовідправника, перевізника й одержувача по створенню всіх документів. Перевагами є зрозуміле створення та заповнення е-ТТН, авторизація за допомогою телефону або власного КЕП, зручний реєстр електронних документів, швидкий пошук та фільтрація.
• Мобільний застосунок СОТА DRIVER – рішення для водіїв, що забезпечить зручний перегляд документів, які необхідно підписати, створити е-ТТН, а на основі них – акти.

Чому працювати з е-ТТН – це вигідно

Панельна дискусія: Дмитро Борисов (Комерційний директор Linkos Group), Олена Савічева  (Менеджер цифрових проєктів ГО “Інститут аналітики та адвокації”), Степан Дайка (СЕО компанії “Портфель”), Анатолій Мартинюк (Product Owner СОТА)

Під час панельної дискусії спікери обговорили які переваги несе бізнесу впровадження е-ТТН в Україні.

“Найголовніша перевага е-ТТН – можливість позбутися купи паперу, який потрібно накопичувати і зберігати тривалий час. На другому місці серед переваг – швидкість. Ми всі розуміємо, що підписати електронний документ – це справа кількох хвилин. Прибираючи папір, ми йдемо в майбутнє, адже Україна – цифрова держава”, – прокоментувала переваги проєкту е-ТТН Олена Савічева.

“Основна перевага впровадження е-ТТН для мене пов’язана із прозорістю бізнес-процесів, зрозумілістю того, де знаходяться документи, і хто відповідальний у поточному часі. Прозорість – це передбачуваність, а передбачуваність, своєю чергою, – це управління і додаткові доходи”, – поділився своєю думкою Степан Дайка.

“Вигоди від впровадження е-ТТН є ідентичними до впровадження взагалі обміну документами в електронному вигляді. Всі наші клієнти ЕДО вже користуються цими перевагами”, – прокоментував Анатолій Мартинюк.

Ризики впровадження е-ТТН в Україні

Реалізація переходу на е-ТТН планувалась ще у 2022 році, однак проєкт триває і наразі поки не є обов’язковим перехід на електронні товарно-транспортні накладні. Тим часом бізнес, який починає використовувати е-ТТН уже зараз, отримає багато бонусів і переваг.

“Ми як провайдер е-ТТН доносимо до регулятора побажання, проблематику бізнеса при переході на систему Е-ТТН, – розказав Анатолій Мартинюк. – І відповідно зворотній зв’язок від держави ми передаємо клієнтам. Бізнесу вже треба переходити на використання цієї системи, починати з найбільш прогресивних своїх партнерів, щоб потім, коли використання е-ТТН стане обов’язковим в Україні, для них це не було проблемою”.

“Ключові вигоди при переході на е-ТТН – це впорядкованість і прозорість. Коли бізнес переходить на електронну ТТН з’являються додаткові маркери контролю: контроль в документах, контроль в проходженні цих документів. Наявність точок контролю – це відсутність помилок, відповідно менше штрафів”, – Степан Дайка аргументував, чому вже зараз варто переходити на е-ТТН і використовувати переваги цифровізації.

“Не бачу жодних ризиків для впровадження бізнесом е-ТТН. Потрібно це зробити саме зараз, тому що до впровадження е-ТТН на постійній основі, ви зможете спробувати, навчитися, побачити переваги особисто. Вже сьогодні учасники вантажних перевезень, провайдери і держава можуть прокомунікувати між собою і завдяки цьому спілкуванню розробити оптимальний інструмент взаємодії. Будь-яка електронна система підлягає модернізації, і це саме той період, коли її можна покращити і зробити зручною для всіх. Приєднуйтеся, це буде плюс для всіх!” – прокоментувала ризики та майбутнє проєкту е-ТТН Олена Савічева.

Юридична значимість е-ТТН

При оформленні товарно-транспортної накладної бізнес використовує основний документ – Правила перевезення вантажів в Україні. Ці правила вже дають можливість використовувати і паперову, і електронну товарно-транспортну накладну. Правила передбачають допустиму гнучкість структури документа, однак є вимога обов’язкового заповнення ключових полів.

“Електронна товарно-транспортна накладна розроблена згідно з паперовим аналогом. Проте варто розуміти, що є обов’язкові та опційні поля. Структура е-ТТН схожа на паперову, але доповнена та оптимізована. Тому юридично вона може використовуватися і має таку ж силу, як паперова”, – пояснила Олена Савічева.

Важливо обрати якісного і перевіреного провайдера. Провайдери ЕДО зможуть працювати з е-ТТН тільки, якщо вони відповідають технічним вимогам.

“Держава у вигляді власника системи, Міністерства відновлення України висуває технічні вимоги. Далі технічний адміністратор тестує провайдерів на відповідність цим вимогам – і тільки тоді провайдери мають право працювати із системою Е-ТТН, а їхні користувачі, своєю чергою, зможуть отримати якісні послуги”, – додала Олена.

Специфічні кейси і типові помилки у роботі з е-ТТН, які припускають вже зараз

“Специфічні кейси, які виникають під час експериментального проєкту із впровадження електронної товарно-транспортної накладної, потребують технічного і юридичного врегулювання. Протягом двох років тривалості експерименту буде можливість знайти оптимальні рішення для всіх сторін. Загалом не варто боятися помилок, адже система Е-ТТН дає можливість їх виправити. У нас є коригуючий акт, створений саме для того, щоб коригувати помилки. Аби проаналізувати детально, які саме помилки трапляються найчастіше, і виходити до українців із роз’ясненнями і допомогою, потрібно, щоб більше бізнесів приєднувалися до проєкту Е-ТТН вже зараз, на етапі експерименту.

Ще з 2017 року у Європі користуються CMR-накладною – міжнародний документ, який відіграє особливу роль в питаннях організації автомобільних перевезень, і є своєрідним аналогом е-ТТН. Якщо європеєць приїхав в Україну і йому потрібно переробити CMR на е-ТТН, то треба чітко розуміти пункт призначення свого вантажу. Наприклад, якщо у вас оформлений документ із Варшави у Київ, то ви їдете до пункту призначення зі своїми документами, переоформлювати документи не потрібно. Однак якщо ви відправляєтеся, до прикладу, із Варшави до Львова, а зі Львова в Одесу, то при переїзді зі Львова в Одесу потрібно буде оформити або е-ТТН або паперову ТТН”, – додала Олена Савічева.

“Системи Linkos Group забезпечують максимальне автозаповнення даних із довідників, а також пропонують підказки та вказівки стосовно того, які поля є обов’язковими для заповнення. Це зручно, адже мінімізує поширені помилки при заповненні ТТН через людський фактор”, – підсумував Анатолій Мартинюк.

Робота з е-ТТН в офлайн-режимі: як це працюватиме

У сучасних реаліях українці мають проблеми зі зв’язком та електроенергією, тому робота вебсервісів у режимі офлайн – питання, яке цікавить багатьох. Чи буде реалізоване це рішення найближчим часом – відповіли учасники панельної дискусії.

“Варто зрозуміти, що на даний момент держава не зобов’язує українців переходити виключно на е-ТТН. Залишається період, коли це можна робити і в паперовому вигляді, і в електронному. Система Е-ТТН відрізняється від інших тим, що в самій системі зберігаються мета-дані з е-ТТН і посилання на електронний документ, який знаходиться у провайдерів. Зараз ми не можемо перекласти досвід інших сфер (наприклад, податкової) на систему Е-ТТН. Станом на сьогодні були проведені дискусії із провайдерами, на яких обговорювалося дане питання і напрацьовувалися варіанти. Ці рішення потребують і юридичних, і технічних змін, тому саме в період експерименту буде змога напрацювати і реалізувати ці зміни, щоб після впровадження Е-ТТН на обов’язковому рівні всім учасникам було максимально зручно працювати із системою. На додаток, віримо, що настане день, коли світло припинить зникати”, – прокоментувала ситуацію з офлайн-режимом Олена Савічева.

“У мене була ідея, що можна запозичити досвід ПРРО, Apple Pay та Google Pay. Однак є питання синхронізації – і це наріжний камінь впровадження офлайн-режиму. Достатньо складна математична задача, яку нам ще потрібно вирішити, але ми вже на шляху”, – додав Степан Дайка.

Яке майбутнє чекає на систему Е-ТТН

Нагадаємо, на сьогоднішній день в Україні реалізується експериментальний проєкт із впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) у сфері внутрішніх вантажних перевезень. Відповідну постанову № 629 було схвалено під час засідання Уряду 30 травня 2024 року.Тим не менш експерти у цій сфері не припиняють працювати і зазирають ще далі у майбутнє: обговорюють перспективи розвитку е-ТТН, новий функціонал та можливості.

До прикладу, Олена Савічева обговорила питання створення мультимодальної ТТН: “Проєкт передбачає дуже багато цікавих моментів, стабільний розвиток. В Україні є мультимодальні перевезення, різні види транспорту, і нам нічого не заважає наступним етапом після впровадження Е-ТТН зробити мультимодальну ТТН. Вона буде об’єднувати декілька або всі види перевезень. Ми плануємо запускати спеціальні форми, а також тестування рішення, коли інспектори можуть перевіряти е-ТТН, оформлену на транспортний засіб, шляхом прямого доступу до системи Е-ТТН. Мріємо, щоб до нас прийшли інші країни і сказали, що хочуть таку ж систему”.

“Перспектива чудова. Відхід від паперових документів – правильне рішення. Ми вже пройшли довгий шлях: була звітність, податкові накладні, електронні документи, а зараз у нас є е-ТТН. Думаю, наступним буде рішення, коли з’явиться єдиний центр процесів і всі документи автоматично фіксуватимуться у базі”, – спрогнозував Степан Дайка.

Отже, впровадження е-ТТН в Україні продовжується, і зараз саме час почати переходити на електронні ТТН у своїх бізнес-процесах, адаптуючи їх до майбутніх вимог законодавства. Численні переваги ЕДО є беззаперечним стимулом відмовлятись від паперових документів на користь електронних. Із е-ТТН екологія буде у більшій безпеці, бізнес-процеси стануть прозорішими, а юридична значимість залишиться стабільною. За ЕДО майбутнє, тому на нас чекають масштабні перспективи розвитку системи Е-ТТН.