Інвойс замість акта. Нові правила документообігу для українського бізнесу

Президент України підписав закон №4791-IX, який спрощує оформлення первинних документів при наданні послуг і фактично дозволяє бізнесу відмовитися від обов’язкового використання актів виконаних робіт. Відтепер за згодою сторін факт надання послуги може підтверджуватися інвойсом, підписаним виконавцем.

В команді MRG Outsourcing вважають це рішення однією з найбільш практичних регуляторних змін для українського ринку послуг за останні роки.

Нові правила дозволяють бізнесу зменшити адміністративне навантаження, пришвидшити документообіг та знизити витрати на оформлення операцій, які раніше часто дублювалися зайвими паперовими процедурами.

Що саме зміниться в бізнес-процесах українського підприємництва

Згідно з новим законом:

• акти виконаних робіт більше не є обов’язковими у всіх випадках;
• сторони можуть передбачити в письмовому договорі інший формат підтвердження наданих послуг;
• інвойс, підписаний виконавцем, може визнаватися первинним документом для бухгалтерського та податкового обліку;
• відсутність підпису, посади чи прізвища замовника не вважатиметься порушенням, якщо це передбачено договором і операція відображена в обліку у відповідному періоді.

Водночас закон не поширюється на окремі категорії операцій, зокрема:

• операції за рахунок публічних коштів;
• оренду державного та комунального майна;
• будівельні підряди;
• благодійну та гуманітарну допомогу.

Чому це важливо для бізнесу саме сьогодні

Для сервісних компаній, аутсорсингових команд, ІТ-бізнесу, консалтингу, маркетингових агенцій, юридичних і бухгалтерських компаній акт виконаних робіт роками залишався формальним документом, який не завжди створював реальну цінність, але вимагав часу, ресурсів і постійної координації між сторонами.

Аналітики наголошують: новий підхід не скасовує контроль і не руйнує систему первинного обліку. Він лише дає бізнесу право вибору — використовувати акт там, де це справді потрібно, або переходити на більш гнучкий формат документального підтвердження операцій.

Це особливо актуально для компаній, які:

• працюють із великою кількістю сервісних контрактів;
• надають послуги дистанційно;
• співпрацюють з іноземними клієнтами;
• прагнуть пришвидшити закриття звітних періодів;
• хочуть мінімізувати паперову бюрократію без втрати якості обліку.

Скільки бізнес може заощадити

За оцінками профільного міністерства, оформлення одного акта виконаних робіт обходиться підприємству в середньому у 200–300 грн, а щомісячні витрати на обіг таких документів можуть сягати близько 4 000 грн на одну компанію.

У масштабах країни скасування обов’язковості актів виконаних робіт може дати бізнесу до 20 млрд грн економії щороку.

Такі цифри підтверджують головне: йдеться не про косметичне спрощення, а про реальне зменшення операційних витрат.

Експерти аутсорсингу розглядають цю зміну як позитивний сигнал для розвитку більш гнучного, швидкого та сучасного бізнес-середовища в Україні.

Для компаній, які працюють у сфері послуг, нові правила означають:

• менше затримок у документообігу;
• простіше підтвердження факту надання послуг;
• зниження навантаження на бухгалтерію;
• кращу сумісність із європейською практикою;
• більше гнучкості у договірній роботі.

Водночас у компанії підкреслюють, що перехід на нову модель потребує уважного юридичного та бухгалтерського налаштування договорів, внутрішніх політик і первинних документів.

Саме тому бізнесу важливо не лише знати про новий закон, а й правильно інтегрувати його у власні процеси.

Що варто починати робити українському бізнесу вже сьогодні

Експерти MRG Outsourcing рекомендують бізнесу вже на цьому етапі:

1. проаналізувати чинні договори з клієнтами та підрядниками;
2. визначити, у яких випадках інвойс може замінити акт;
3. оновити шаблони договорів і первинних документів;
4. перевірити, як нові правила вплинуть на бухгалтерський і податковий облік;
5. узгодити новий підхід із фінансовою та юридичною командою.